Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumentegilt für Unternehmen, sobald sie Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln, unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung – nun vollumfänglich und ausnahmslos! 

Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per Mail kommuniziert, muss seit dem 1. Januar 2017 eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Worauf müssen Sie als Unternehmer achten?

Vom Gesetzgeber rechtlich vorgeschrieben ist die vollständige, manipulationssichere Archivierung aller Kommunikationsschritte, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder widerrufen.

Wer elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt, welche entsprechende Daten liefern, ist betroffen.

Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Nachvollziehbar

Keine Buchung ohne Beleg.

Nachprüfbar

Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit über alle Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vollständigen Überblick bekommen.

Unveränderbar

Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen müssen ersichtlich sein.

Vollständig

Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

Richtig

Auch, wenn die Buchhaltung einem anderen anvertraut wird, so haftet der Steuerpflichtige für die Richtigkeit der Angaben.

Zeitnahe Buchungen

Bar-Transaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von 10 Tagen.

Aufbewahrung

Elektronisch empfangene – und aufbewahrungspflichtige – Dokumente bzw. Daten

(dazu zählen auch Handels- und Geschäftsbriefe) müssen in derselben Form aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflicht 10 Jahre.


Ordentlich

Buchungen müssen u.a. chronologisch, einzeln und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Sicher

Alle Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden.

Ich habe Ihnen die wichtigsten Fakten zusammengetragen um dieses Thema überschaubarer für Sie zu machen.

Ich biete Ihnen eine entsprechende, gesetzeskonforme und zukunftssichere Lösung an.

Daher schlage ich Ihnen einen gemeinsamen Termin vor, bei welchem wir die weitere Vorgehensweise besprechen.


Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und aus den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

Somit sind alle Unternehmensbereiche betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und ein Datenverarbeitungssystem für die Erfüllung der außersteuerlichen oder steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird.

Der Begriff Bücher umfasst sowohl die Handelsbücher der Kaufleute (§§ 238 ff. HGB) als auch die diesen entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute.

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern.

Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

• Vollständigkeit

• Richtigkeit

• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

• Ordnung

• Unveränderbarkeit

Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.Die GoB erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners – soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls. Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Ansonsten würde dies mit zunehmender Zahl und Verschiedenartigkeit der Geschäftsvorfälle zur Unübersichtlichkeit der Buchführung führen, einen jederzeitigen Abschluss unangemessen erschweren und die Gefahr erhöhen, dass Unterlagen verlorengehen oder später leicht aus dem Buchführungswerk entfernt werden können.

Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig.

Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte

• Schutzmaßnahmen gegen beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.

Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.

Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungs-konzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben

(z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Quelle: Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen

(www.bundesfinanzministerium.de) unter der Rubrik Themen – Steuern – Steuerarten – Suchbegriff GoBD